Ringkasan Pertemuan 2 Tahapan Pembangunan Sistem e-Business

 

 

 

A.    Visi dan Prospek Membangun e-Business

Membangun sistem e-Business bukan hanya mengkomputerisasi SI bisnis yang kemudian dihubungkan ke Internet. Jika pemahaman itu yang menjadi landasan dalam membangun sistem e-Business, maka niscaya sistem itu sulit untuk bertahan.

1.      Adanya keinginan yang kuat dan konsisten untuk membangun hubungan langsung dengan konsumen.

2.      Pembangunan Jaringan Komunitas

3.      Perluasan pasar

4.      Masuk era persaingan globa

B.     Tahap – tahap pementukan Sistem e-Business

1.      Mendayagunakan komputer personal, jaringan komputer dan Internet seoptimal mungkin

2.      Membangun halaman web untuk jalinan komunikasi antara perusahaan dengan konsumen secara efektif dan fleksibel

3.      Membangun SI e-Business yang efektif

4.      Mengembangkan SI yang bersifat inter platform

Dalam hal ini sering kita sebut dengan E-Business adlah sebuah kegiatan bisnis yang menggunakan fasilitas jaringan inernet. Dalam pelaksanaan nya perusahaan yangakan mengaplikasikan nya tentunya harus membutuhkan rencana yang matang agar penerapan nya bisa efektif dan mendayaguankan komputer personal ,jaringan komputer dan internet seoptimal mungkin. Ini merupakan hal yang paling dasar yang harus di lakukan untuk melakukan e-Business.

 

            Dan untuk tahap pembangunn-Nya ada beberapa langkah yaitu;

 

1.      Pembangunan arsitektur E-Busines Arsitektur E-Business merupakan framework konseptual dari infrasktruktur dan aplikasi E-Business yang diwujudkan dalam sebuah perencanaan struktur dan integrasi dari berbagai sumber-sumber yang ada dalam sebuah organisasi. Dalam proses pengembangannya terdiri dari enam langkah, yaitu:

a.       Pendefinisian visi dan tujuan, pendefinisian visi dan tujuan dari organisasi merupakan langkah awal untuk mendapatkan gambaran umum dari organisasi tersebut.

b.      Pendefinisian arsitektur informasi, pendefinisian informasi yang dibutuhkan merupakan langkah selanjutnya untuk mengetahui situasi dan kondisi dalam rancangan pengembangan e-Business

c.       Pendefinisian arsitektur data, aktifitas pada bagian ini seperti pengklasifikasian data yang dibutuhkan, cara pengolahannya dan sasaran yang ingin diambil untuk pengembangan

d.      Pendefinisian arsitektur aplikasi, pendefinisian ini dimaksudkan untuk menentukan jenis aplikasi dan batasan-batasan yang diinginkan dalam bidang keamanan

e.       Pendefinisian arsitektur teknikal, pendefinisian dari arsitektur teknikal dimaksudkan untuk menentukan jenis-jenis hardware dan software secara keseluruhan.

f.        Pendefinisian arsitektur organisasi, dalam bagian ini ditentukan berbagai hal yang berhubungan dengan sumber daya, baik berupa manusia, keuangan, dan waktu yang dipergunakan.

2.      Instalasi. Langkah selanjutnya adalah pengimplementasian aplikasi yang telah dibangun atau instalasi. Aktifitas instalasi ini dapat dilaksanakan langsung oleh para tenaga ahli yang ada di perusahaan tersebut atau menggunakan tenaga outsourcing, pilihan ini sangat berhubungan erat dengan pemilihan opsi pengembangan yang dilakukan sebelumnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam aktifitas instalasi ini yaitu, bagaimana aplikasi tersebut berhubungan dengan aplikasi yang telah ada.

3.      Pemilihan Opsi Pengembangan. Pengembangan aplikasi dari E-Business pada dasarnya mengikuti beberapa pendekatan. Masing-masing pendekatan tersebut memiliki keuntungan dan kekurangan yang pada intinya, pemilihan salah satu dari opsi tersebut akan memberikan efisiensi yang lebih besar dibandingkan opsi-opsi lainnya. Beberapa pendekatan tersebut adalah :

a.       Membeli aplikasi, membeli sebuah aplikasi yang telah diimplementasikan oleh sebuah application service provider (ASP) dapat menghemat biaya dan waktu dibanding dengan membangun sendiri. Tetapi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti kadangkala aplikasi tersebut tidak sepenuhnya diperlukan, sangat susah untuk dimodifikasikan sesuai dengan kebutuhan, susah untuk diintegrasikan dengan aplikasi yang telah lebih dulu digunakan, pelayanan purna jual dari ASP yang buruk dan keterikatan kontrak dengan pihak ASP untuk meningkatkan fungsi dari aplikasi tersebut dikemudian hari.

b.      Menyewa (lease), menyewa aplikasi hampir mirip dengan membeli aplikasi yang diinginkan. Biasanya menyewa aplikasi dilakukan jika aplikasi tersebut sangat mahal. Kadangkala menyewa merupakan langkah awal sebelum membeli aplikasi tersebut dan alasan lain karena keterbatasan tenaga ahli yang akan mengelola pemanfaatan dan pemeliharaan aplikasi tersebut.

c.       Membangun sendiri (in-house development), membangun sendiri aplikasi yang dibutuhkan merupakan salah satu pilihan dari pengembangan E-Business. Walaupun biasanya pendekatan ini membutuhkan biaya yang besar dan menghabiskan waktu yang banyak, tetapi pilihan ini diharapkan sangat mendekati sistem yang diinginkan.

d.      Bekerjasama dengan pihak ketiga, dewasa ini sedang berkembang trend kerjasama antara perusahaan pengembang aplikasi E-Business dengan perusahaan-perusahaan penggunanya. Berbagai jenis kerjasama yang dilakukan seperti kerjasama dengan pengembang E-marketplace, telah mengembangkan berbagai aplikasi E-Business bagi para perusahaan yang ingin membangun bisnis B2C ( Business to Customer) di internet, sedangkan untuk B2B (Business to Business), perusahaan dapat bergabung dalam berbagai pengembang khusus lainnya di bidangnya, bekerjasama dengan thirdparty auction, perusahaan dapat bekerjasama dengan pihak pelelangan untuk memasarkan produknya sebagai pihak ketiga.

 

 

4.      Penyebaran/Integrasi. Pada tahapan ini aplikasi yang telah dipilih dan diimplementasikan diharapkan dapat terintegrasi dengan baik dengan segala aplikasi yang telah ada sebelumnya. Berbagai langkah dijalankan dalam tahapan ini seperti pemberian training dan informasi terhadap para pengguna, baik yang berhubungan secara langsung atau tidak dengan aplikasi tersebut, pembuatan kebijakan atau peraturan-peraturan yang mendukung hingga pengintegrasian sistem dengan para supplier dan pihak-pihak terkait lainnya.

5.      Operasi/Pemeliharaan. Operasi dan pemeliharaan dari aplikasi yang telah diimplementasikan merupakan langkah selanjutnya yang harus diperhatikan dengan baik. Perencanaan yang baik sangat diperlukan agar seluruh pengimplementasian yang telah dilakukan dapat berjalan dengan sempurna. Selanjutnya, aktifitas pemeliharaan dapat dilanjutkan ke tahap pengembangan selanjutnya untuk penyempurnaan aplikasi yang telah diimplementasikan sesuai dengan maksud dan tujuan aplikasi tersebut dibangun.

C.    Manajemen Teknologi E-Business

Pada dasarnya dalam proses pembangunan dan pengembangan E-Business diperlukan suatu manajamen system informasi yang baik, efektif dan efisisen. Dalam proses pembangunan dan pengembangan E-Business, manajemen teknologi menjadi hal yang tidak kalah penting diantara manajemen komponen system informasi yang lain. Teknologi informasi memiliki kontribusi penting dalam menjalankan proses system informasi E-Business. Teknologi informasi ini dapat disebut sebagai supply atas demand of system information dalam EBusiness. Manajemen teknologi dalam proses E-Business ini pada umumnya dapat dikelompokkan dalam dua perspektif, yaitu:

1.      Perspektif Teknis

Yang di bagi menjadi 2 figsi yaitu fugsi penciptann dan fungsi penyebaran.

a.      Fungsi penciptaan

Manajemen teknologi dapat berpacu pada aspek-aspek berikut;

·         Teknologi informasi harus mampu menjadi medium atau sarana untuk mengubah fakta-fakta atau kejadian-kejadian sehari-hari yang dijumpai dalam bisnis perusahaan ke dalam format data kuantitatif. Ada dua cara umum yang biasa dipergunakan, yaitu secara manual dan otomatis. Yang dimaksud dengan manual adalah dilibatkannya seorang user untuk melakukan data entry terhadap fakta-fakta relevan di dalam aktivitas sehari-hari yang dipandang perlu untuk direkam. Sementara yang dimaksud dengan cara otomatis di sini adalah jika berbagai teknologi dipergunakan sebagai alat untuk merekam fakta dan mengubahnya menjadi data tanpa harus melibatkan unsur manusia sebagai data entry.

·         Teknologi harus mampu merubah data mentah yang telah dikumpulkan tersebut menjadi informasi yang relevan bagi setiap penggunanya (stakeholders), yaitu manajemen, staf, konsumen, mitra bisnis, pemilik perusahaan, dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

·         Teknologi mengolah informasi yang diperoleh dengan berbagai konteks organisasi yang ada, menjadi sebuah knowledge yang dapat diakses oleh semua pihak di dalam perusahaan

·         Merubah knowledge menjadi wisdom merupakan tugas teknologi informasi yang terakhir dalam proses penciptaan.

b.      Fungsi penyebaran

Jika dilihat dari fugsi manajemen teknologi E-Business dapat melputi kegiatan manajemen yang berhubungan dengan aspek penyebaran sebagai berikut;

·         Gathering. Teknologi informasi dikelola (manage) untuk mampu mengumpulkan entiti-entiti tersebut dan meletakkannya di dalam suatu media penyimpan digital. Media penyimpan tersebut harus mampu untuk menangkap berbagai karakteristik unik dari entiti-entiti terkait, yang biasa direpresentasikan dalam berbagai bentuk format media (multi-media), seperti: teks, suara (audio), citra (image), gambar bergerak (video), dan lain-lain.

·          Organising. Untuk memudahkan pencarian terhadap entiti- entiti di kemudian hari, teknologi informasi dimanage memilik mekanisme baku dalam mengorganisasikan penyimpanan entiti- entiti tersebut di dalam media penyimpan. Konsep-konsep struktur data, database, dan sistem berkas merupakan dasar- dasar ilmu yang kerap dipergunakan sehubungan dengan kebutuhan ini.

·          Selecting. Di saat berbagai pihak di dalam perusahaan membutuhkan entity entiti tersebut, teknologi informasi diciptakan untuk menyediakan fasilitas untuk memudahkan pencarian dan pemilihan.

·          Synthesizing. Teknologi informasi diciptaakan mampu memenuhi kebutuhan manajer ini dalam menggabungkan beberapa entiti menjadi satu paket kesatuan yang terintegrasi.  

·         Distributing. Teknologi informasi dibuat dan dikelola dengan memiliki infrastruktur yang dapat menyalurkan berbagai entiti dari tempat disimpannya entitientiti tersebut ke pihak-pihak yang membutuhkannya.

2.      Perspektif Manajerial

ada 4 (empat) peranan yang diharapkan perusahaan dari implementasi efektif sebuah teknologi informasi.

a.       Minimize Risks. Setiap bisnis memiliki resiko, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Pada umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar kontrol perusahaan.

b.      Reduce Costs. Teknologi informasi diharapkan dapat berkotribusi dalam perbaikan efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan. Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan.

c.       Create New Realities. Dengan pesatnya perkembangan teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep E-Business semacam E-Commerce, E-Procurement, E-Customers, E-Loyalty, dan lain-lain pada dasarnya meruapakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

D.    Pemodelan Sistem

Membangun sebuah sistem yang besar dan kompleks SI e-Business, tim pembuat pembuat sistem perlu membuat model, Pemodelan tersebut menggambarkan aliran data yang akan di proses menjadi informasi; aliran distribusi juga akan digambarkan. Dengan demikian, arus data informasi dapat terlihat secara jelas. Penggambaran pemodelan dapat menggunakan sistem flowchart atau blok diagram.

E.     Metode Daur Hidup untuk Membangun SI e-Business

Metode daur hidup terdiri dari beberapa tahapan proses, yaitu

1.      Tahap perencanaan

2.      Analisis

3.      Perancangan

4.      Penerapan

5.      Evaluasi

6.      Penggunaan

7.      Pemeliharaan.

Setip perncanaan dilakukan proses pendokumentasian atas segala yangtelah dilakukan atau disepakati.

1.      Tahap perencanaan.

Tahap ini sangat penting karena pada tahap ini permasalahan yang sebenarnya didefinisikan secara rinci. Tahap perencanaan mempersiapkan sistem e-bisnis meliputi

a.       Memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikan secara rinci

b.      Merumuskan kasus-kasus bisnis yang ingin diselesaikan

c.       Mengestimasikan total investasi yang akan disediakan

d.       Rencana aksi yang kongkrit

2.      Tahap analisis

a.       Tahap ini harus dilakukan seobyektif mungki agar hasilnya tidak bias

b.      Untuk menganalisa, dapat mengggunakan 6 dimensi kelayakan (Mc.Leod) yaitu kelayakan teknis, pengembalian ekonomis, pengembalian non ekonomis, hukum dan etika, operasional, jadwal

c.       Faktor lain dalam menganalisa yaitu kelayakan organisasi, memilih kelompok bisnis, kemungkinan permodalan, tingkat kopetisi produk, lingkungan operasional sistem dan sistem harga

d.      Apabila diketemukan indikasi ketidaklayakan maka cari penyebabnya selanjutnya susun langkah konkrit

 

3.      Tahap perancangan

Tahap perancangan merupakan fase pemahaman kriteria kebutuhan sistem. Diharapkan

lebih menuju sistem yang stabil dan flexibel. Pada tahap perancangan selain

memperhatikan rekomendasi kelayakan, perlu memperhatikan beberapa hal berikut:

a.       Kebutuhan perusahaan

b.      Kebutuhan operator

c.       Kebutuhan pemakai

d.      Kebutuhan teknis

4.      Tahap penerapan

Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun sebelumnya agar dapat diwujudnyatakan. Implementasi untuk prosedur di dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer Untuk proses yang terdapat di luar sistem komputer, disusunlah sebuah konvensi atau perjanjian atau tata tertib, agar setiap orang yang terlibat dapat mengikuti alur yang telah ditetapkan

5.      Tahap Evaluasi

Pada tahap ini, dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun. Proses uji coba diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar. Karakteristik yang ditetapkan, dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya. Evaluasi merupakan uji coba sistem yang berguna untuk:

a.       Memastikan sistem sudah berjalan dengan benar

b.      Memastikan sesuai karakteristik yang ditetapkan

c.       Memastikan tidak terjadi kesalahan sampai ke penelusuran dan keterlibatan data

Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mengevaluasi perangkat keras adalah

a.       Kemampuan perangkat keras yang meliputi kecepatn ` proses dan distribusinya

b.      Seberapa besar biaya yang harus disediakannya untuk pengoperasian dan perawatan sistem

c.       Kompatibilitas perangkat keras terhadap sistem-sistem yang terkait

d.      Seberapa lama teknologi yang digunakan akan dapat bertahan

e.       Sejauh mana pilihan-pilihan terhadap komputer yang digunakan memperhatikan faktor-faktor ergonomik

f.        Tingkat kehandalan dan sekalabilitas jaringan komputer yang dibangun sebagai infrastruktur sistem tersebut.

 

 

 

6.      Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan

Pada tahap ini, sistem yang telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk mengenal proses e-Business yang sesungguhnya.

 

a.       Kegagalan SI e-Business

Faktor-faktor penyebab kegagalan

1.      Sering orang memandang SI e-Business adalah paling utama dan penting, sementara melupakan komitmen dan konsistensi terhadap materi informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen

2.      Antar-muka SI e-Business sering kurang interaktif, kurang komunikatif dan kurang mudah digunakan oleh konsumen, karena antar muka sering dibangun berdasarkan selera pembuatnya

3.      Perubahan cara pandang, pola berbisnis, dan sistim dari tradisonal dan lokal menjadi moderen dan global; perusahaan dan pebisnis membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan perubahan tersebut.

b.      Kebutuhan e-Business

1.      Efesien dan efektif

2.      Trend masa depan

3.      Integrated dengan sistem yang lain

4.      Keamanan data

5.      Interaktif

F.      Faktor Keberhasilan Implementasi ebisnis

Terdapat beberapa strategi dalam mengimplementasikan e-business seperti yang di kutip dalam buku Chapter E-business strategy (Chaffey, 2011) diantaranya 11 faktor penentu keberhasilan, yang juga dapat berguna diterapkan untuk organisasi yang lebih besar:

1.      Content, penyampaian isi yang efektif dari produk atau jasa.

2.      Convenience, kegunaan dari situs web.

3.      Control, sejauh mana organisasi telah didefinisikan proses yang mereka dapat mengelola.

4.       Interaksi, sarana membangun hubungan dengan pelanggan individu.

5.      Komunitas, sarana membangun hubungan dengan kelompok-kelompok individu atau organisasi yang berpikiran.

6.      Sensitivitas harga, sensitivitas dari produk atau jasa untuk persaingan harga di Internet.

7.      Logo , kemampuan untuk membangun sebuah nama merek yang kredibel untuk ecommerce.

8.       Komitmen, sebuah motivasi yang kuat untuk menggunakan internet dan kemauan untuk berinovasi.

9.      Kemitraan, sejauh mana e-commerce venture menggunakan kemitraan (hubungan rantai nilai) untuk meningkatkan kehadiran Internet dan memperluas bisnisnya.

10.  Proses perbaikan, sejauh mana perusahaan dapat mengubah dan mengotomatisasi proses bisnis.

11.   Integrasi, Penyediaan hubungan antara sistem TI yang mendasari dalam mendukung kemitraan dan perbaikan proses

 

 

Sedangkan menurut Wade(2005), mengungkapkan beberapa faktor kesuksesan inplementasi E-Business, antara lain:

1.      Ekspektasi dari perusahaan ditunjang dengan ketersediaan dana.

2.      Jadwal dan waktu implementasi yang memadai.

3.       Pengetahuan akan proses bisnis, kompetensi dan pengalaman dalam pembangunan eBusiness system.

4.      Komunikasi baik secara fungsional dan cross-fuction.

5.      Komitmen yang tinggi dari semua pihak yang terlibat